「反響管理」マニュアル 新ver

画面表示

■お問合せ管理（反響管理オプションの申込がない場合の画面表示）

反響管理のお申込みを頂きましたら「お問合せ管理」が「反響管理」に変更になります。
下記画像をご確認お願い致します。

■反響管理（オプションを申込した場合の画面表示）　

※「ステップメール(一部)」「メール一括送信」は有料版オプションです。

反響管理オプションで出来る事

基本機能

反響一覧

お問合せされた方の情報を一覧でご確認いただけます。

❶…代表お問合せに入力されている、お名前・メールアドレスが表示されます。
　　また、クリックするとお問合せ詳細が表示されます。
❷…代表お問合せに登録されているランクが表示されます。
　　代表お問合せの詳細＞管理用メモ＞ランク　にて自由に登録が可能です。
❸…別ウィンドウで追客／対応状況の一覧が確認できます。対応内容を追加することも可能です。
❹…代表お問合せの目印。該当のメールアドレスを入力して問合せした最初のお問合せが
　　代表お問合せとなります。

お問合せ日時…各お問合せされた日時が表示されます。
　　　　　　　また、クリックすると各お問合せ詳細が表示されます。
反響元　　…お問合せ反響元のサイトが反映されます。
　　　　　　お問合せ詳細から　管理用メモ＞反響元　にて変更も可能です。
区分　　　…お問合せ内容の区分が反映されます。
　　　　　　お問合せ詳細から　管理用メモ＞区分　にて変更も可能です。
メモ　　　…お問合せ詳細の　管理用メモ＞メモ　にて登録されている内容が表示されます。
　　　　　　文字数が多く途切れている場合、カーソルを当てると吹き出しで全文表示されます。
担当者　　…お問合せ詳細の　管理用メモ＞担当者　にて登録されている内容が表示されます。
状況　　　…お問合せ詳細の　管理用メモ＞状況　にて選択されている内容が表示されます。

お客様情報の確認

上記キャプチャーの「お名前」または各「お問合せ日時」をクリックするとお問合せ時に入力された情報やメモ等の内容をご確認いただけます。

メール設定

❶メール作成(個別メール)：クリックするとメール文の作成画面になります。ここからメールを送信すると、追客／対応状況にも反映されます。

①件名：送信するメールの件名を入力してください。テンプレートから選択することも可能です。
➁送信対象：宛先が表示されます。お問合せ詳細に登録されている内容が自動反映されます。
③差出人：サイト設定＞会社情報のメールアドレス欄に入力されているアドレスが差出人アドレスになります。
➃添付：送信するメールに添付ファイルを付けることができます。
⑤本文：送信するメール本文を入力してください。①でテンプレートを選択するとここも自動反映されます。
➅代替文⑦形式：メール文に画像を挿入したりデザインを入れる場合、⑦にチェックをつけてください。
　　　　　　　HTML形式でメールを送信した際、相手方のメールソフトがHTMLメールに対応していない
　　　　　　　場合、『代替文』に設定した内容を、代わりのメール文として表示させることができます。

❷シナリオ選択：該当のお客様に配信するステップメールのシナリオ選択画面に進みます。
ステップメールについて詳しくはこちらをご確認下さい。

❸一括メール送信・ステップメール送信：「停止する」をクリックすると各メール送付画面から該当のお客様を送信対象として選択する事が出来なくなります。停止したからといって既に紐づいているステップメールは解除されないので、送信を止めたい場合は❹をクリックしてください。

❹STEPメール終了：紐付いているステップメールのシナリオ名が表示されます。（クリックすると、シナリオの詳細をご確認いただけます。）
「STEPメール終了」をクリックすると、紐付けが解除され、STEPメールの配信を停止することができます。

お問合せ詳細

下記の赤枠項目は、クリックするとポップアップで詳細が表示されます。

管理用メモ

お客様には表示されない項目です。社内用に対応状況などを管理できる機能になります。

お問合せ日時…　お問合せ頂いた日時(日付と時間の横にある絵文字で日時の変更が可能)
メモ　　　　…　お問合せ内容の詳細等を自由に記入頂けます
ランク　　　…　成約見込みが濃いお問合せはSランクにするなど、
　　　　　　　　ランク付けの基準は不動産会社様で決めていただき、使い分けてください
反響元　　　…　どこからお問合せ頂いたのかを選択できます
区分　　　　…　お問合せ区分で振り分けができます（選択肢：売買／賃貸／投資・収益／売却等）
状況　　　　…　現状況をプルダウンから選択できます
担当者　　　…　担当者のお名前を入力できます
取扱い店　　…　複数店舗ある場合、どの店舗で取り扱っているかメモできます
成約日　　　…　成約した日を入力できます

ご希望内容

お問合せ時に入力されたお問合せ詳細を確認いただけます。

追客/対応状況

別ウィンドウで今までの対応状況を確認出来ます。
ステップメールや一括メール、個別メールを送信した際もこの一覧に送信内容と日時が表示されます。

対応日　　　　…　お客様にご連絡した日になります。
対応者　　　　…　対応した方のお名前orメールアドレスが記載されます。
追客／対応状況　…　一括メールで返信か個別でメール返信･件名が表示されます。
メール（メール配信履歴がある時のみ表示）…　送信したメール本文が表示されます。

①　チェックを付けると各履歴が表示されます。

➁　対応状況を追加する画面が表示されます。

③　登録済みの履歴を編集できます。削除もここから可能です。

Google Analytics

別ウィンドウで表示されます。

クライアントID：HPからお問合せ頂いたら自動的にクライアントIDが入ります。
　　　　　　　　また、ポータル反響のサンキューメールに対して、メール内の
　　　　　　　　自社HPのURLを押下した場合もクライアントIDが入ります。
　　　　　　　　（※反響メールが登録されただけではクライアントIDは入りません）

Google AnalyticsアカウントID設定：クリックするとIDをご登録頂く画面が表示されます。

Google Analyticsホーム：Googleアナリティクスの画面にリンクされます。

LINE

別ウィンドウで表示されます。

公式LINEでお客様とメッセージのやり取りを行っている場合、お客様のLINEユーザーID（①）を登録しておくことで、「LINEトーク（③）」をクリックすると、該当ユーザーのトーク画面に移動でき、どのお客様とどのようなやり取りをしているかをすぐに把握できます。

①ユーザーID：お客様ごとに異なります。確認方法はこちらをご確認ください。

②LINE公式アカウント設定：御社の公式LINEのユーザー IDを登録してください。
　　　　　　　　　　　　　確認方法はこちらをご確認ください。

※この設定をしないと、③をクリックしてもLINEトーク画面には移動できません。

③LINEトーク：①②を設定していただいている前提で、該当ユーザーのトーク画面に移動ができます。

訪問検知用URL

お客様にメールでHPのURLを送信する際、この訪問検知付きのURLを送付すればクリックされた日時が追客/対応状況に自動で記録されます。

削除

お問合せ内容を削除できます。

削除時はセーフティのチェックを付けてから削除してください。
削除したデータは元に戻すことはできません。

お問合せ物件/クリック物件

物件詳細ページ・物件リストからのお問合せの場合、この部分に問合せがあった物件の情報が反映されます。

お問合せ物件をクリックすると、お客様がお問合せした物件の一覧が別タブで表示されます。
青文字の物件番号をクリックするとサイト上の物件詳細ページが別タブで表示されます。

クリック物件はお客様がお問合せするまでに閲覧した物件の一覧です。
青文字の物件番号をクリックするとサイト上の物件詳細ページが別タブで表示されます。

顧客検索

ポップアップで絞込検索画面が表示され、過去のお問合せ一覧から確認したい内容を絞込して確認する事ができます。

顧客登録（手動）

お問合せ内容を手動で入力しお問合せ一覧に追加することができます。
自動取込対象外のポータルサイトや、電話・来店・紹介からのお客様のお問合せ情報を登録しておくことで、お問合せ一覧にて一括で管理ができます。

反響再取込

上記ポータルサイトからのお問合せは、過去のお問合せでも、「再取込」をすることで、お問合せ一覧に追加ができます。

「反響元」にて、上記の中で必要なポータルサイトが表示されていない場合は、当社までご連絡ください。

上記ポータルサイト以外は、再取込対象外のため、顧客登録（手動）にてご登録をお願いいたします。

反響元：取込するお問合せの反響元ポータルサイトを選択してください
件名：ポータルサイトから届いている通知メールの件名をそのまま貼り付け
本文：ポータルサイトから届いている通知メールの本文をそのまま貼り付け

上記入力後、登録ボタンを押下して取込完了になるかご確認下さい。

顧客グループ設定

メールアドレスが同じ場合、同一人物の反響（お問合せ）と判断し、自動でグループ化されます。
同じお客様からのお問合せでも、別メールアドレスからの反響（お問合せ）の場合、
別グループになってしまうので、ここから同一グループ化・解除する事が可能です。

グループ化

各グループの下に「『〇〇様』と別のお問合せを1つのグループにまとめる/このグループを解除する」ボタンがあるので、そこをクリックすると編集画面に移動します。

グループ化画面の下部に「追加お問合せ検索」があるので、そこからグループに追加したいお問合せを検索してください。検索はID、顧客検索（お名前/メールアドレス）から行えます。

検索結果で、追加したいお問合せグループのお名前欄の横にある「追加」をクリックしてください。

正常に追加が完了すると前の画面に戻り上部に追加完了表示が出ます。

グループ化解除

グループ化を解除する場合は「グループ化を解除する」をクリックしてください

設定

フォーム設定

お問合せページと物件詳細ページの問合せフォームの設定を変更できます。
詳細はこちらのマニュアルをご参照ください。

お問合せ通知設定

お問合せがあった際の通知メールの送信先を設定することが出来ます。

①お問合せ物件のメール通知
　・通知先登録のみに通知する
　　…➁に登録しているメールアドレスのみに通知する

　・通知先登録＋物件管理店舗へ通知（通知メールには管理してる問合せ物件のみ記載）
　　…➁＋お問合わせされた物件を管理している店舗様のメールアドレスにも通知する
　　　（物件入力画面の会社基本設定内のメールアドレス）

　・通知先登録＋物件管理店舗へ通知（通知メールには全ての問合せ物件を記載）
　　…➁＋お問合わせされた物件を管理している店舗様のメールアドレスにも通知する
　　　（物件入力画面の会社基本設定内のメールアドレス）

➁お問合せ通知先の登録・変更
　お客様からお問合わせを受けた際に通知先するメールアドレスを最大5 つまで
　設定することが出来ます。
（メールアドレスの誤入力にはご注意ください）

訪問検知設定

自社HPの、各物件ページや、問合せページから、フォーム経由で問合せ頂いたお客様が、
再度、自社HPにアクセスした時に、不動産会社様にメールでお知らせが届きます。

メール件名：【会社名　様へ】ホームページへの訪問検知

※「訪問検知」は、あくまで、自社HPにアクセスした事を、
　　システムが自動でお知らせする機能です。
　　お客様が、再度お問合せをされたわけではないのでご注意下さい。

※クライアントIDがお問合せ詳細に取込されているお客様のみ訪問検知対象となります。

訪問検知機能を使用する・使用しないはサイト管理画面から自由に設定できます。
デフォルトはONになっているので不要な場合や確認する頻度を下記画面から決めて頂けます。

お問合せ通知設定の下に降りると「訪問検知設定」がございます。こちらで設定を行ってください。

署名設定

サイト管理画面からメール送信する際に表示される共通の署名を登録する事が可能です。
登録がなければ、サイト設定＞会社情報に登録されている内容が自動的に使用されます。

メールテンプレート作成

①テンプレート名　…　お客様には表示されません。本文の内容に合わせて、
　　　　　　　　　　　　わかりやすいように、名前をつけていただくことをおすすめします。（売却用など）
②件名　　　　　　…　配信するメールの件名になります。
③本文(※１)　　　…　配信するメールの本文を入力して下さい。

④代替文　　　…　HTML形式でメールを送信した際、相手方のメールソフトがHTMLメールに
　　　　　　　　　対応していない場合、『代替文』に設定した内容を、代わりのメール文として
　　　　　　　　　表示させることができます。

　　　　　　　　　※『代替文』を設定していないHTMLメールは迷惑メールとして判定される
　　　　　　　　　　場合がございます。古いメールソフトのご利用や、セキュリティ上HTML
　　　　　　　　　　メールを認めない設定にしているなどが考えられます。

⑤区分（※2）　…　作成したメールテンプレートをどのタイミングで使用するか
　　　　　　　　　　設定を行います。作成したメール文に当てはまる区分を選択してください。

⑥形式　　　　…　画像を埋込したり文字色を変更したメール文を送信する場合は
　　　　　　　　　HTMLのチェックボックスにチェックが必要です。

⑦プレビュー　…　プレビューを表示すると送信されるメール文が確認できます。

サンキューメール

サンキューメール設定

サンキューメール切替設定